É fácil manter o controle e supervisionar funcionários que estão dentro do mesmo local que o gestor. No entanto, a partir do momento em que cada integrante de uma equipe de campo está em uma parte da cidade, como saber a dificuldade de cada um? Como cada um deles está se saindo? Ou ainda se eles estão sendo realmente produtivos?
As empresas que possuem uma equipe de campo, como uma equipe de vendedores que precisa fazer visitas aos seus clientes para negociar uma venda ou uma equipe de suporte que precisa ir até o local fazer instalações ou manutenções, necessitam de um gestor interno responsável pelo controle da mesma.
Neste ponto entra o rastreamento de equipe de campo, pelo qual o supervisor possua ferramentas para gestão e apoio adequados aos colaboradores em campo e é vital o uso de uma ferramenta com esse recurso, quando se deseja alcançar os resultados esperados de forma eficaz e eficiente, minimizando os seus custos.
Seguem alguns argumentos para reforçar a importância do rastreamento de equipe de campo:
Argumento 1: Tenho uma equipe enxuta e estou precisando organizar melhor as atividades através do rastreamento de equipe.
Nenhum diretor optará em aumentar o quadro de funcionários sem antes esgotar a produtividade da equipe. Organizar e formar um modelo de trabalho sustentável e rentável é o resultado final da implantação de um software que trabalha o rastreamento de equipes externas.
Argumento 2: Tenho uma equipe ociosa e preciso reduzir custos.
O pior desperdício é a ociosidade e a solução não é simplesmente cortar o quadro de colaboradores.
Se há ociosidade e não se localiza o motivo dela, cortar funcionários pode não resolver e ainda pode gerar problemas na qualidade dos resultados. Se não foi encontrado o motivo da ociosidade, rastrear as equipes, com o apoio do software de acompanhamento, auxiliará a identificar o problema e ainda a melhorar os índices de produtividade. Agora, se a ociosidade está na indisciplina, o uso do programa ajudará a diminuir a desconfiança gerada entre gestores e equipe de campo. Em muitos casos, os funcionários pensam que o bom trabalho não está sendo visto, por outro lado, os gestores desconfiam que os funcionários estão omitindo informações ou não estão dando o melhor deles.
Argumento 3: O tempo de duração de suas visitas implica na qualidade da venda.
Seu produto precisa de uma abordagem consultiva? Precisa de muita explicação e argumento para convencer o cliente? Imaginar seu vendedor fazendo uma visita em 10 ou 15 minutos não é o certo?
Uma abordagem curta ou longa demais implica em dizer que seu consultor não soube reter a atenção necessária de seu cliente ou não fez o serviço no tempo devido, e a maneira mais inteligente de você perceber isso é o tempo que o seu consultor leva em cada visita.
É possível fazer isso com a tecnologia, mesmo se sua equipe for grande. Um software para gestão de equipes externas possibilita fazer check-in e check-out e fornecer essa informação em apenas “um clique” para você.
Argumento 4: Sinto que preciso roteirizar as visitas externas dos meus consultores.
Se uma equipe e toda sua agenda estão apenas na cabeça do consultor de campo, com certeza há um desperdício de tempo e de recurso. Com o custo do deslocamento cada vez mais caro, sair para campo sem se planejar chega a ser complicado e gera perda de dinheiro.
Definir uma rotina de trabalho com análise prévia do deslocamento é necessário para conter o desperdício de esforço e de recurso. A desorganização desses roteiros justifica e muito a utilização de um software para o rastreamento de equipes externas, além de otimizar o tempo do consultor com a organização de rotas, que fica com a única responsabilidade de executar o atendimento ao cliente.
Argumento 5: Chegar atrasado às visitas.
A percepção do cliente é de desorganização e de um atendimento de baixa qualidade, nos casos de atraso. O pior de tudo, é quando o cliente, irritado, liga para a empresa e ela nem sabe onde o consultor está.
Quando existe a possibilidade de atraso, o mínimo a ser feito é ligar para avisar o cliente qual a previsão de sua chegada. Não é o ideal, porém, eventualidades podem ser aceitas. O problema maior é o gestor ter os olhos vendados para esse tipo de problema e não ter controle das visitas realizadas dentro e fora do horário combinado.
Argumento 6: Encaminhar o serviço com máxima agilidade ao consultor mais próximo.
Para convencer um diretor nada melhor do que o argumento da agilidade. Melhorar a logística de distribuição, entrega ou prestação do serviço e enviar o atendimento ao consultor mais próximo do cliente faz toda a diferença.
A diferença está em ter um aplicativo no Smartphone/Tablet do consultor que recebe o serviço e atende o cliente. O cliente confirma o andamento da ordem de serviço na tela do dispositivo e tanto gestor quanto cliente, são notificados com as informações dessa visita.
Para finalizar vou dar uma dica importante para você que leu até aqui e, portanto, merece essa dica pelo interesse:
Implantar um software para rastreamento de equipe de campo tem um impacto muito positivo na sua empresa e você poderá colher bons frutos dessa iniciativa. Mas, teste as opções do mercado para que você tenha a certeza de que a solução escolhida atenderá as necessidades de sua empresa.
