Em momentos que a crise é um dos pontos mais importantes para qualquer gestor, controlar e até mesmo reduzir os custos passa a ser algo vital.
Empresas da área de prestação de serviços externos, estão entre as que mais sofrem impacto direto com os altos custos operacionais, seja em corte de verba, seja em corte de pessoal.
Essas empresas dispensam funcionários por perderem contratos importantes e reduzem despesas básicas como valor pago no quilômetro rodado, alimentação e hospedagem. Tudo isso para tentar controlar e manter a rentabilidade do negócio.
O grande problema dessa decisão é a perda de produtividade do departamento de serviços externos, seja, operacional ou comercial, o que pode levar ao término de mais contratos e acarretar em um ciclo vicioso na empresa. Para evitar essa perda de contratos é necessário encontrar um equilíbrio entre o custo operacional e o investimento em pessoal e equipamento para a manutenção dos clientes e do bom atendimento.
A seguir, veja alguns pontos importantes que o apoiarão na decisão sobre corte de custos operacionais nas equipes de serviços externos da sua empresa.
Colaboradores
Antes de fazer cortes em mão de obra é importante avaliar o desempenho real. Ao mencionar desempenho real, me refiro aos seguintes pontos: capacidade de resolução de problemas de serviços em campo, tempo gasto na resolução desses problemas, atividades realizadas no período e grau de satisfação do cliente. É arriscado e perigoso se desfazer de um funcionário mais produtivo por falsas impressões do dia a dia, caso essas variáveis não estejam bem avaliadas.
Sobrecarga de trabalho
Com a saída de colaboradores, é comum que a carga de trabalho aumente exponencialmente para aqueles que permaneceram na empresa. Isso, a curto prazo, resolve o problema financeiro, mas, a longo prazo, o plano pode vir por água abaixo. Gerenciar uma equipe externa reduzida é mais do que exigir que o colaborador faça mais atividades do que ele dá conta. É necessário planejar a distribuição da carga de atividades, para que se evite a fadiga da equipe.
Despesas logísticas
Um ponto fácil para se organizar dentro de uma nova realidade orçamentária é a questão dos custos com estadia, alimentação e combustível.
Algumas equipes abusam desses gastos e é preciso controlar o colaborador nesse ponto. É necessário estabelecer uma nova política de reembolso com limite gasto em alimentação e hospedagem. O que pode acarretar em uma redução de custos de até 40% nessa área.
Otimização de rotas
As rotas feitas pela equipe é outro ponto importante. Otimizá-las pode trazer resultados imediatos tanto para a produtividade, como para o custo com combustível. Saber onde está seu colaborador e agendar atividades de acordo com a proximidade dele em relação ao local de atendimento, em tempo real, diminuirá seus custos com sua equipe.
Impressões desnecessárias
Outro ponto que impacta o custo é o uso de papel, que, além disso, é extremamente prejudicial para o meio ambiente. Se cotarmos o valor de xerox como valor padrão para compra de papel A4 e impressão de material para trabalho em campo teremos um valor de aproximadamente R$ 0,15 por folha. Caso uma equipe externa com 10 pessoas e com um padrão de atendimento de 6 chamados/dia (em dias comerciais) por colaborador e que utilize cerca de 6 folhas por visita, essa equipe gasta cerca de R$ 12.960,00 por ano.
Esse custo pode ser facilmente revertido em investimento em um sistema online de ordens de serviço.
Pensando nestes tempos atuais de crise, uma solução ideal não seria a redução de custos direta propriamente dita. É necessária uma análise intrínseca de cada ponto e setor específico da empresa para que a redução de gastos não impacte diretamente nos contratos existentes e nem influencie na captação de novos clientes, principalmente no que diz respeito à prestação de serviços externos de uma empresa.
Analise essas cinco questões apresentadas para montar uma estratégia de redução de custos mais robusta e evitar os altos custos operacionais de suas equipes externas sem comprometer o atendimento e a produtividade das mesmas. Bom trabalho!
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