Você sabe que a tecnologia permite que você faça o monitoramento remoto da sua equipe em serviços externos? Essa prática tem sido uma tendência cada vez mais presente e permite que as organizações façam um acompanhamento detalhado de todo o trabalho da sua equipe do início até o fim, ou seja, é possível planejar as diversas tarefas e fazer o acompanhamento da execução em tempo real.
Gerenciar profissionais que desempenham suas atividades internamente, na presença de gestores e líderes, já é, por si só, uma tarefa desafiadora. Porém, gerir uma equipe de campo é ainda mais complexo, dadas as limitações que esse formato de trabalho impõe, especialmente do ponto de vista da comunicação e acompanhamento da rotina.
Por essa razão, as empresas precisam estar ainda mais atentas com a qualidade da gestão desenvolvida. A gestão de equipe externa é um processo com características específicas, que envolve uma grande dedicação de gestores, a fim de estabelecer um padrão para o trabalho e para manter a equipe motivada, produtiva e alinhada com os objetivos e com as necessidades da empresa.
Hoje, muitos negócios dependem da atuação de equipes externas e de seu monitoramento remoto. Porém, nem todos eles sabem extrair o máximo potencial desse modelo de trabalho, abrindo margem para improdutividade, aumento de custos e desorganização nos processos.
Pensando na importância desse assunto, neste post explicaremos como funciona o monitoramento remoto e qual sua importância para a gestão das rotinas operacionais. Confira!
O que é o monitoramento remoto?
Monitoramento Remoto consiste na capacidade de acompanhar um processo, ativo ou pessoa à distância por meio de uma conexão com um computador não conectado à rede local. Um exemplo são as câmeras de vigilância que enviam imagens para uma central de segurança.
É possível aplicar o monitoramento remoto tanto a lugares e ativos estáticos como também àqueles que estão em constante movimento. Nesse caso é muito útil adicionar outras tecnologias como as que permitem determinar a localização do “objeto do monitoramento”. Uma das tecnologias mais populares para determinar a geolocalização é a do Sistema Global de Posicionamento, GPS da sigla em inglês.
Qual a importância do monitoramento remoto?
Os desafios de um gestor de equipe externa são vários. Se fôssemos citá-los, seria uma lista grande. Então focaremos em um dos maiores deles: o aumento da produtividade.
Uma pergunta importante é: e se as empresas gerenciarem o tempo com o mesmo cuidado com que gerenciam o dinheiro? Todas as empresas medem em detalhes o faturamento e o valor monetário que cada cliente está oferecendo, mas até que ponto estão medindo e valorizando o tempo dos seus colaboradores?
As horas de trabalho não acompanhadas podem estar fazendo a sua empresa perder dinheiro, afinal, não ter o controle da equipe de campo em tempo real faz com que os colaboradores arrumem suas agendas e rotas da forma que os convém. O que não é correto!
O mau gerenciamento das tarefas pode afetar o trabalho de ambos os lados. É preciso que o gestor tenha o bom controle do trabalho, e é preciso que o colaborador entenda que esse controle faz com que sua produtividade aumente e seu esforço de trabalho seja reconhecido.
Esses dois extremos, do gestor e colaborador, se unem em torno de um projeto só: fazer um atendimento de qualidade e fidelizar clientes.
O monitoramento remoto possibilita o entendimento sobre o que acontece em diferentes operações nas empresas. Isso, consequentemente, facilita o trabalho de equipes de gestão de processos permitindo agir de forma proativa para evitar ou corrigir imprevistos ou falhas de execução.
Como as equipes de gestão não podem estar presentes fisicamente em todas as situações que envolvem o contato com clientes ou quando um determinado problema acontece, podemos afirmar que o monitoramento remoto contribui para otimizar a produtividade e a qualidade do serviço prestado pelas empresas, pois possibilita que as situações sejam resolvidas mais rapidamente e de maneira efetiva.
Quais são os benefícios do monitoramento remoto de equipes externas?
As ferramentas de monitoramento remoto podem ser utilizadas com muitas vantagens na gestão empresarial para monitorar pessoas e processos que ocorrem fora dos escritórios, contribuindo de forma decisiva para um desempenho superior.
Entre elas estão o acompanhamento em tempo real do status de cada visita, o acompanhamento das rotas de cada funcionário e o acesso em tempo real dos registros gerados pelos profissionais.
Quais as melhores práticas para acompanhar sua equipe de campo?
Abaixo listamos as 7 melhores práticas para acompanhar sua equipe de campo. Confira!
1. Faça um planejamento
Diferentemente do que ocorre dentro de um escritório, nem sempre é possível ter acesso a equipes externas para passar orientações e delegar funções. Na realidade, essa ação deve ser feita de maneira antecipada, a partir de um bom planejamento.
Quando se trata do monitoramento remoto de equipes de campo, o planejamento é ainda mais importante. Os profissionais precisam ter em mente quais são os seus objetivos, metas e, ainda, qual o prazo definido para que os resultados sejam entregues. Por isso, planejar ajuda as tarefas externas se tornarem mais concretas, rígidas e produtivas, ainda que não haja a presença de um gestor ou supervisor para cobrar.
O ideal é que esse planejamento seja coerente com objetivos de curto, médio e longo prazo. Dessa forma, por exemplo, se evita sobrecarga sobre os operadores, ao mesmo tempo em que se evita que eles trabalhem em um ritmo abaixo do que se necessita.
2. Organize os processos
Um dos maiores entraves enfrentados pelas equipes de campo é a desorganização dos processos. Nem sempre os profissionais sabem exatamente o que fazer e quando fazer. Esse tipo de situação, além de gerar improdutividade, desmotiva a equipe, causando prejuízos diretos aos resultados da empresa.
O tempo é um ativo valioso para a equipe externa. Por essa razão, ele precisa ser otimizado. Aqui, a orientação é organizar os processos de tal forma que cada colaborador tenha o seu cronograma de atividades, sua rota específica e seus prazos. O objetivo principal é que as equipes gastem mais tempo executando do que pensando.
3. Foque no treinamento
Em razão do formato e das características do trabalho externo, é muito importante que a equipe de campo passe por treinamentos e capacitações para que possam se alinhar a esse padrão. Nesse ponto, além dos treinamentos técnicos e operacionais, isto é, relacionados à própria execução do trabalho e ao uso de ferramentas de apoio, é indispensável também investir em treinamentos estratégicos.
A exemplo, é fundamental reforçar nos colaboradores a importância da disciplina, do compromisso e da eficiência na execução do trabalho. Como nem sempre serão supervisionados, é fundamental desenvolver um senso de responsabilidade e autogestão em cada integrante da equipe, a fim de que a qualidade das entregas se mantenha, mesmo sem uma supervisão presencial.
4. Estabeleça prazos
Tão importante quanto saber o que fazer é ter noção de quando fazer. Assim, ao planejar os processos e estruturar o cronograma de atividades da equipe de campo, gestores e líderes precisam atentar à questão dos prazos.
Os prazos, na prática, funcionam como uma ferramenta de produtividade, garantindo a execução do trabalho de acordo com um cronograma específico. Além disso, a definição de prazos reforça o compromisso e motivação da equipe, que passa a atuar com foco em uma meta concreta.
Vale mencionar, no entanto, que a fixação de prazos e metas deve ser feita de forma realista. Não se pode exigir um esforço sobre-humano das equipes. É preciso levar em conta as suas limitações e dificuldades na hora de estabelecer os prazos, para que eles cumpram a sua função sem perder a motivação.
5. Realize o gerenciamento do tempo
Gerenciar as atividades da equipe de campo e avaliar o tempo gasto na execução são medidas essenciais para manter a produtividade. No entanto, quando se trata do gerenciamento de tempo, essas medidas nem sempre são suficientes para mostrar ao gestor o real desempenho em campo.
Na realidade, um bom gerenciamento do tempo depende também do acompanhamento da performance de cada membro da equipe, isso por meio de indicadores e dados estratégicos. Vale lembrar que nem sempre o desempenho de um profissional é igual ao dos demais, e avaliar a equipe de forma geral pode ocultar a baixa produtividade de um único colaborador, por exemplo.
Com um gerenciamento ativo e individualizado, fica mais fácil ajustar metas, cobrar desempenho e recompensar o bom trabalho. Além disso, essa é uma forma de identificar possíveis dificuldades na execução das atividades pelos profissionais, investindo em treinamentos e orientações de forma pontual.
6. Faça reuniões periódicas
Não há como deixar de mencionar a importância que a comunicação tem para o sucesso das atividades de uma equipe de campo. Como atuam além dos limites físicos da empresa, nem sempre é fácil obter orientação, seguir um padrão de trabalho, fazer queixas ou sugestões. Nesse contexto, é fundamental que a empresa desenvolva uma política de reuniões periódicas com as equipes.
Essas reuniões são uma grande oportunidade para profissionais e líderes trocarem informações, ajudarem e traçarem estratégias para que o trabalho em campo seja mais eficiente, agradável e satisfatório para todos os envolvidos.
As reuniões também são fundamentais para que as equipes tenham a oportunidade de fazer as considerações, deixar as suas sugestões ou até as suas queixas sobre ações que não estão surtindo o efeito desejado. Ou seja, é um momento de alinhamento entre todos os elos da empresa.
7. Invista em tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada para a gestão de equipes de campo através de seu monitoramento remoto. Soluções automatizadas e focadas no uso inteligente de dados e na otimização da comunicação entre a equipe de campo e a empresa, são capazes de agregar muito mais eficiência e produtividade ao trabalho.
A ferramenta Geosite Equipes de Campo é um grande exemplo de como a tecnologia pode ser utilizada para otimizar a rotina dos profissionais que atuam em campo.
O Geosite Equipes de Campo é a solução para a demarcação de lugares, gerenciamento de pessoas e de atividades que são realizadas em campo.
O sistema permite a construção de rotas atualizadas de acordo com dados de trânsito e condições de vias, recebimento de alertas quando um membro entra ou sai de um perímetro demarcado através das cercas digitais, e mais funcionalidades.
Além de gerenciar equipes externas, ele também pode ser usado para realização de mapas indoor e localização de pessoas em determinado perímetro.
Como fazer o acompanhamento do status de OS’s e de rotas?
Softwares de monitoramento remoto possibilitam o registro da rota percorrida pelo funcionário, o horário de chegada e saída do local e permite saber todos os registros relacionados a essa atividade, como o tempo gasto para executar a tarefa, os problemas enfrentados, os materiais utilizados e muito mais.
Por isso, é importante ter uma ferramenta automatizada de gestão das equipes de campo para que informações não sejam perdidas ou que o timing de execução não seja um gap na sua operação.
Conheça o Geosite Equipes de Campo e gerencie em um só lugar equipes externas, OS’s e mapas indoor.
O Geosite Equipes de Campo é a solução ideal para o monitoramento remoto da sua equipe externa. Entre em contato conosco hoje mesmo!
