Atualmente, aumentar a produtividade se tornou um dos grandes desafios das organizações de todos os portes, principalmente aquelas que possuem equipe de campo, seja ela operacional ou comercial.
Isso se deve ao fato de que as equipes que prestam serviços externos enfrentam constantes alterações em sua rotina devido a diversos fatores externos, como condições climáticas, tráfego, incidentes, entre outros, os quais não podem ser controlados pelos seus gestores.
Otimizar processos, reduzir despesas, desperdícios e potencializar o capital humano passou a ser assunto primordial na gestão estratégica dessas empresas. E isso é ainda mais nítido ao se depararem com várias tendências tecnológicas que apoiam a produtividade operacional.
Neste artigo, você poderá compreender como aumentar a produtividade de forma eficaz, com envolvimento dos colaboradores e utilização de recursos tecnológicos disponíveis. E ainda, se familiarizar com alguns passos que o ajudarão no aumento da produtividade da equipe de campo da sua empresa.
1. Identificação das Falhas
A identificação de falhas é fundamental para avaliar em qual etapa a produtividade está comprometida. Além disso, esse processo permite a busca por soluções para automatizar processos, eliminar gastos extras no gerenciamento de serviços e equipe de campo, e aprimorar a eficiência operacional.
Ao identificar as falhas, as empresas podem implementar medidas corretivas e preventivas, otimizando recursos e garantindo um desempenho mais eficaz.
2. Planejamento
O aumento da produtividade está intrinsecamente ligado a um planejamento sólido e a uma estratégia de execução bem definida.
Um planejamento eficaz, alinhado e bem aplicado não apenas permite que a empresa se destaque em diversas situações, mas também auxilia na gestão eficiente das operações, contribuindo para a maximização dos recursos e a minimização de possíveis contratempos.
3. Capacitação
Não tem como falar em produtividade sem falar na gestão de equipes de trabalho que executarão as atividades estabelecidas.
A gestão eficaz das equipes de trabalho é fundamental para a produtividade. Investir em capacitação é essencial para que as atividades propostas sejam executadas com eficiência, atenção e precisão, resultando em menores margens de erro e em um desempenho geral aprimorado.
A capacitação não apenas aprimora as habilidades individuais dos membros da equipe, mas também fortalece o conjunto, resultando em um impacto positivo na produtividade e na qualidade do serviço prestado.
4. Comunicação
Para que a equipe de campo execute as atividades nos prazos definidos, é vital que tenham acesso a todas as informações relevantes do negócio.
Uma comunicação eficaz entre as áreas interna e externa, com o fornecimento preciso de informações sobre o serviço a ser executado (como ordens de serviço, vendas externas, assistência técnica e otimização de rotas), é essencial para garantir a eficiência operacional e o cumprimento adequado das tarefas.
Uma comunicação clara e aberta contribui significativamente para o alinhamento de expectativas e a execução eficiente das atividades da equipe de campo.
5. Defina Metas Atingíveis
Estabelecer metas realistas e alcançáveis é fundamental para direcionar o desempenho da equipe de campo. Metas desafiadoras, porém realistas, incentivam a produtividade e o engajamento, enquanto metas inatingíveis podem levar à desmotivação e ao esgotamento da equipe.
Ao definir metas claras e alcançáveis, as organizações podem promover um ambiente de trabalho mais produtivo e focado em resultados tangíveis.
6. Ofereça Equipamentos em Ótimo Estado de Funcionamento
Disponibilizar equipamentos e ferramentas em perfeitas condições de funcionamento é essencial para garantir a segurança e a eficiência das operações da equipe de campo.
Equipamentos bem mantidos não apenas reduzem o risco de avarias e atrasos, mas também contribuem para a qualidade do trabalho realizado, demonstrando o compromisso da empresa com a excelência operacional e o bem-estar dos colaboradores.
7. Estabeleça uma Política de Trabalho Externo
Definir diretrizes claras e procedimentos para o trabalho externo é fundamental para assegurar a organização e a eficiência das atividades da equipe de campo. Uma política bem estruturada pode abranger aspectos como horários, responsabilidades, procedimentos de segurança e comunicação, contribuindo para um ambiente de trabalho mais seguro, organizado e produtivo.
8. Fomente uma Cultura de Feedbacks
Incentivar uma cultura de feedbacks construtivos é essencial para promover o desenvolvimento contínuo da equipe de campo. O feedback eficaz não apenas identifica áreas de melhoria, mas também reconhece os pontos fortes, estimula o crescimento profissional e fortalece o engajamento.
Ao criar um ambiente onde o feedback é valorizado e utilizado para impulsionar o aprimoramento, as organizações podem potencializar o desempenho de suas equipes de campo.
9. Monitore os Deslocamentos
Utilizar ferramentas de monitoramento para acompanhar os deslocamentos da equipe de campo é uma prática fundamental para otimizar a logística e a eficiência operacional. O monitoramento preciso das rotas e dos deslocamentos não apenas permite a otimização dos trajetos, mas também contribui para a segurança dos colaboradores, a gestão de tempo e a eficácia das operações externas.
10. Motive e Reconheça Sua Equipe
Implementar programas de incentivo, reconhecimento e recompensas é fundamental para manter a motivação e o engajamento da equipe de campo. O reconhecimento do trabalho árduo, a celebração de conquistas e a oferta de incentivos tangíveis são estratégias eficazes para fortalecer o espírito de equipe e estimular o alto desempenho.
11. Invista em Ferramentas que Otimizem o Processo de Gestão
O investimento em soluções tecnológicas e ferramentas de gestão específicas para equipes de campo pode otimizar significativamente a eficiência operacional. Plataformas que oferecem recursos como acompanhamento em tempo real, atribuição de tarefas, relatórios automatizados e comunicação integrada contribuem para simplificar a gestão, aprimorar a produtividade e garantir a excelência nas operações externas.
12. Tecnologias Colaborativas
Existe hoje uma série de ferramentas que podem contribuir com a Gestão de Equipe de Campo. São as tecnologias colaborativas cada vez mais presentes nas organizações, com o objetivo de aumentar a produtividade dos serviços externos e, devido à sua relevância atual, vamos detalhar um pouco mais este passo.
As tecnologias colaborativas se baseiam em softwares que disponibilizam uma série de facilidades do conceito de Cloud Computing (Computação em Nuvem) que melhoram e agilizam a comunicação entre todas as áreas das empresas, além de organizar o capital intelectual, padronizar tarefas e otimizar processos de forma prática, segura e inovadora, facilitando a execução dos trabalhos em grupo. Vamos entender melhor:
Conectividade: a capacidade de realizar e manter conexões entre profissionais, ideias e tecnologias é uma competência muito valorizada nos dias atuais. Com isso, a cada dia as tecnologias vêm ganhando mais espaço por tornarem possível a criação de ordem de serviços, distribuição de tarefas e envolvimento entre os participantes, o que aumenta a produtividade da equipe de campo.
Qualidade da comunicação: os recursos internos de comunicação facilitam o contato, sejam em áreas internas ou externas, entre colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros em um mesmo assunto. As tecnologias colaborativas facilitam ambientes para reuniões online, alinhamento de informações que contribuem no esclarecimento de dúvidas, retrabalhos e danos.
Agilidade para a tomada de decisões: havendo qualidade na comunicação, mais ágil e prática será a tomada de decisões dentro das empresas. A coleta de dados em uma plataforma online, avaliação e validação de relatórios, proporciona uma visão abrangente do negócio e escolhas assertivas.
Compartilhamento e armazenamento de documentos: as ferramentas colaborativas permitem compartilhamento e armazenamento de informações acessíveis para equipe remota em qualquer lugar, com segurança, sem riscos de perdas e de comprometer a produtividade das equipes. Além de acesso remoto com condições para realizar trabalhos à distância com flexibilidade e participação efetiva no processo.
Organização e gerenciamento: essas ferramentas também facilitam as reorganizações de processos internos, estabelecem padrões e eliminam desperdícios. Do mesmo modo, as atividades podem ser organizadas e gerenciadas por recursos que permitem a delegação de atividades, acompanhamento, controle, definição de prioridades de acordo com as necessidades das equipes.
Uma vez expostos os diversos benefícios de usar a tecnologia colaborativa para aumentar a produtividade da equipe de campo, apresentaremos a seguir um exemplo de tecnologia colaborativa que é a solução ideal para otimizar sua gestão externa.
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