Para as empresas que possuem profissionais fora do escritório, seja executando atividades operacionais ou comerciais, a gestão de equipes de campo, ou seja, do pessoal que fica a maior parte do tempo nas ruas, sempre foi um desafio.
Afinal, como saber quais atividades estão sendo executadas, o prazo real que cada uma está demandando e como anda a produtividade do time?
Otimizar tempo, custos e esforços são objetivos de uma gestão eficiente nessa área e abaixo veremos 5 fatores de como a tecnologia e a Inteligência Geográfica podem revolucionar as práticas e os resultados dentro dessa desafiadora gestão das equipes de campo.
Informação
Este é o ponto principal. Uma gestão às escuras só traz prejuízos, retrabalhos, eleva custos e desperdiça recursos e tempo.
Utilizando um sistema de inteligência geográfica, você pode acompanhar em tempo real, ao vivo, tudo que está acontecendo com seus ativos e com sua equipe. Sabe o trabalho que está sendo executado, onde ele está ocorrendo, quando começou e tem a informação da hora exata em que ele terminar.
Caso precise, você pode até se comunicar com seu pessoal durante o andamento das tarefas sem ter de recorrer a outros aplicativos ou gastar com ligações. Na nossa era digital, informação é dinheiro e base fundamental para melhores tomadas de decisão. Ou você prefere receber relatórios do que foi realizado em papéis e mais papéis ao fim do dia?
Rapidez
Agilidade no atendimento, menor tempo de resposta e consequente maior satisfação do cliente final.
Com base no rastreamento de ativos e/ou de dispositivos móveis, é possível saber a hora exata em que surge uma demanda, qual profissional de sua equipe está mais próximo para atendê-la de maneira rápida, numa análise que leva em conta a distância até o ponto de origem da demanda ou mesmo o tempo (com informações sobre as condições de tráfego) que seu time levará até chegar ao local. Ainda é possível que o gestor, elabore a melhor rota a ser seguida pelo time, levando em consideração a menor distância percorrida ou o menor tempo de deslocamento.
Caso sua equipe mais próxima ao chamado esteja ocupada no momento, você pode checar e realocar a tarefa para uma segunda equipe mais próxima. Com certeza seu cliente ficará muito mais satisfeito sendo atendido de maneira rápida, eficiente e transparente, além de você gestor, não ter que ficar correndo atrás de onde está seu pessoal, quem está mais próximo, quem está livre e quem pode fazer o atendimento.
Controle
Controle de atividades executadas, tempo de execução, custos e regiões ou áreas específicas.
Com o acompanhamento de campo em tempo real através de uma ferramenta com mapa, é possível saber exatamente quando sua equipe chegou a determinado local para um atendimento e quando deixou o local, encerrando o atendimento. Cruzando informações das coordenadas enviadas pelo GPS com os horários informados por exemplo numa OS de atendimento, é possível auditar o serviço realizado e se as informações relatadas sobre o atendimento estão mesmo consistentes.
Custos de abastecimento de veículos, por exemplo, podem ser cruzados com informações sobre a distância real percorrida e histórico de rotas executadas por aquele veículo. Um outro ponto interessante é a delimitação de áreas de atuação de profissionais ou equipes de campo. Este recurso permite que você delimite um perímetro no mapa e configure alertas de acordo com o que acontecer dentro desse polígono que você tenha definido. Por exemplo, quando um veículo de sua equipe entra ou sai de determinada área, você recebe uma mensagem ou um e-mail em seu celular.
Sua equipe de vendas externas precisa fazer uma campanha especial com foco em determinada região: Então você pode delimitar a área de atuação para cada vendedor e eles receberem rotas individuais que devem ser percorridas. Qualquer atuação conflitante entre vendedores dentro de uma mesma área pode emitir algum alerta ao gestor, garantindo que o trabalho em equipe seja bem coordenado e executado.
Redução de Custos
Seja em tempos de crise ou em tempos de bonança, reduzir custos é fundamental para a saúde financeira da organização e contribui para um desenvolvimento sustentável.
Um sistema de informações geográficas é uma ótima ferramenta para se reduzir custos de maneira inteligente dentro das operações de qualquer empresa. A redução de custos inteligente visa otimizar os recursos disponíveis antes de qualquer corte de investimentos, recursos ou de pessoal. A otimização dos recursos faz com que a organização continue funcionando em plena capacidade, porém sendo mais eficiente e gastando menos desnecessariamente.
Saber onde estão localizados seus principais clientes e montar filiais/pontos de apoio ou atendimento/centros de distribuição, caso sua rede de clientes seja muito capilarizada, é uma maneira de enxugar custos com deslocamentos muito longos.
Com o acompanhamento em tempo real da localização de suas equipes de campo, despachar serviços para a que se encontra mais próxima do local alvo de atendimento reduz deslocamentos improcedentes. Trabalhar com informações do tráfego em tempo real, permitindo a comparação entre distância real com trechos às vezes mais distantes, mas com menor tempo previsto de deslocamento, permite ao gestor uma avaliação rápida da situação e elaboração de rotas otimizadas e mais eficazes. Sendo o sistema Web, a sincronização dos dados de maneira automática também reduz custos, uma vez que as atualizações são automáticas e aplicadas a todos os dispositivos que tenham a aplicação instalada, sem necessidade de recolher tablets e celulares, por exemplo, para realização de updates manuais.
Também é possível reduzir custos referentes à comunicação entre gestor e equipe e entre as equipes em si, já que um sistema de gestão de equipes de campo também pode contemplar a troca de mensagens entre os usuários, evitando a utilização de outros aplicativos para este fim ou uma quantidade enorme de ligações telefônicas para saber localização das equipes, se estão disponíveis, se já acabaram determinado serviço, se já estão no local de atendimento, dentre tantas outras questões que um simples olhar no módulo de Mapa do sistema já consegue te responder de imediato.
A empresa também reduz custos com combustível, com horas-extras, com papéis, com contratações desnecessárias e o meio-ambiente também ganha, com menos queima de combustíveis fósseis e com utilização de formulários eletrônicos, reduzindo a desnecessária e burocrática papelada.
Segurança
Por fim, mas não menos importante: a Segurança de seu patrimônio humano e material.
Por último neste artigo, destacamos algo que o gestor dessa área deve estar 100% preocupado o tempo todo: a Segurança do patrimônio da empresa.
Quando falo em patrimônio, estou me referindo ao patrimônio material e também, principalmente, ao patrimônio humano, à segurança dos colaboradores que exercem atividades fora do escritório. O risco de acidentes, assaltos, agressões e outros tipos de violência existe o tempo todo nestas atividades de rua e é de responsabilidade da empresa garantir que seu pessoal trabalhe com segurança e tranquilidade, exercendo as funções que são estabelecidas a cada cargo. Qualquer dano nesta área pode trazer enormes prejuízos tanto financeiros quanto à imagem da organização.
Os sistemas de inteligência geográfica podem ser utilizados também com esta finalidade. Ativos da empresa como veículos, tablets e celulares podem ser rastreados em caso de roubos.
Acompanhar o trabalho externo, a localização do pessoal, os horários de execução das tarefas em conjunto com as coordenadas geográficas do momento, dão a garantia que as equipes estão sendo observadas em tempo real e desse modo, elas trabalhem sabendo que qualquer imprevisto ou ocorrência terá alguém para socorrê-las.
Atividades detectadas como fora do normal pelo gestor, podem ser verificadas através de interação rápida entre ele e a equipe, fazendo com que a ajuda chegue no ponto certo, no menor tempo possível.
Com estes cinco fatores listados acima, é possível imaginar um mundo de possibilidades.
Pare e pense um pouco sobre a Gestão de Equipes de Campo da sua organização. Tenho certeza que se você já não conhecia as possibilidades da Inteligência Geográfica, agora você está pronto para revolucionar a maneira como ela é conduzida atualmente.
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