Um software para gestão de equipes externas é essencial para enfrentar os desafios de gerenciar eficientemente um time em campo. O deslocamento constante, a necessidade de comunicação eficaz e a dificuldade em monitorar o desempenho são apenas algumas das questões enfrentadas diariamente e que trazem essa necessidade.
Inclusive, para ser competitiva em mercados de serviços externos, uma empresa precisa ter controle rigoroso de todos os processos (compra, entrega, controle de estoque, manutenção, atendimento, vendas), evitando gargalos e prejuízos no final do mês.
Neste contexto, é muito importante que haja uma automação, pela qual cada processo é definido antecipadamente, prevenindo o surgimento de problemas durante as visitas. Felizmente, a tecnologia oferece soluções práticas, como o software para gestão de equipes externas, revolucionando a forma como essas equipes são administradas.
Continue lendo para descobrir como essa ferramenta pode transformar sua gestão de equipes e como o Geosite Equipes de Campo se destaca como uma solução!
O que é um software para gestão de equipes externas?
Um software para gestão de equipes externas é uma ferramenta tecnológica desenvolvida para otimizar a administração e a comunicação entre empresas e suas equipes que trabalham fora do escritório.
Ele permite o acompanhamento em tempo real, a emissão de ordens de serviço, o controle de localização e muito mais, tudo de maneira automatizada e centralizada.
Por que usar um software para gestão de equipes externas?
Padronizar processos
Esse tipo de software ajuda a padronizar os processos operacionais. Com a automatização, todas as etapas são realizadas de forma consistente e conforme as diretrizes da empresa. Isso minimiza erros humanos e aumenta a eficiência.
Simplificar e organizar a rotina das equipes externas
As informações são disponibilizadas de forma clara e acessível, o que facilita a organização das tarefas e o cumprimento dos prazos. A comunicação se torna mais fluida e as instruções chegam rapidamente aos destinatários.
Automatizar serviços burocráticos
A automatização de serviços burocráticos é uma das principais vantagens. Dessa forma, em vez de lidar com pilhas de papel e documentos físicos, todas as informações são geridas digitalmente. Isso acelera processos e libera tempo para que a equipe foque em atividades estratégicas.
Reduzir a quantidade de papel usado pelas empresas
Além da eficiência operacional, o uso de um software para gestão de equipes externas contribui para a sustentabilidade. A redução do uso de papel economiza recursos e também diminui o impacto ambiental da empresa.
Quais são as vantagens de usar um software para gestão de equipes externas?
Gestão de equipes de campo através do monitoramento das rotas
Com um software adequado para gestão de equipes de campo, você pode traçar rotas para cada colaborador e acompanhar seus trajetos, e ainda obter a confirmação via check-in e check-out nos clientes atendidos.
Também é possível montar rotas diferentes para cada um e cobrar de sua equipe caso não faça as visitas que foram designadas antecipadamente.
Controle mais efetivo das informações do cliente
Ao utilizar um software, a equipe externa pode publicar fotos e dados sobre cada atendimento que fizer durante o dia.
Com essas informações em mãos e com o controle sobre a localização e trajeto dos colaboradores, o gestor pode oferecer um atendimento personalizado para os clientes e assim aumentar a satisfação dos mesmos, podendo até avisá-los caso ocorra alguma eventualidade.
Organização dos atendimentos (visitas/serviços)
Com o software para gestão de equipes externas, a entrega e o controle de demandas para a equipe externa se torna rápido. Após a abertura da demanda (ou ordem de serviço), o encaminhamento para o colaborador acontece simultaneamente e nela pode-se filtrar e enviar somente as informações e dados necessários para a execução do serviço/visita.
Confiabilidade das informações em tempo real
Todos os processos mencionados precisam de um gerenciamento adequado e dinâmico. Nesse sentido, com a gestão georreferenciada, é possível visualizar suas equipes por mapa em tempo real, acompanhando rotas, atendimentos em andamento e suas informações no momento em que acontecem. Isso proporciona ao gestor dados atualizados para decisões mais assertivas.
Emissão de ordens de serviço e checklists digitais
A emissão de ordens de serviço e checklists digitais é facilitada por essas ferramentas. Os operadores recebem todas as informações necessárias diretamente em seus dispositivos móveis, garantindo que estejam sempre atualizados e preparados para suas tarefas.
Obtenha relatórios precisos e melhore processos
Com um software para gestão de equipes externas, você pode obter relatórios detalhados sobre o desempenho das equipes, identificar pontos de melhoria e ajustar processos conforme necessário, o que proporciona uma visão abrangente e precisa da operação.
Por que escolher o software Geosite Equipes de Campo?
O Geosite Equipes de Campo se destaca como uma solução completa e inovadora para a gestão de equipes externas, oferecendo uma gama de funcionalidades que otimizam a eficiência operacional e melhoram a comunicação entre os membros da equipe.
Acompanhar sua equipe em tempo real
Com o software para gestão de equipes externas, é possível visualizar a localização exata de cada membro da equipe em tempo real. Em outras palavras, facilita o monitoramento das atividades e permite ajustes rápidos e precisos conforme necessário.
Enviar ordens de serviço diretamente para dispositivos móveis
As ordens de serviço são entregues instantaneamente aos dispositivos móveis dos operadores, eliminando atrasos na comunicação e garantindo que as tarefas sejam iniciadas imediatamente, aumentando a eficiência e a produtividade da equipe.
Garantir o controle de localização e horários de check-in e check-out
Mantenha o controle preciso dos horários de entrada e saída das áreas designadas. O software para gestão de equipes externas registra automaticamente os horários de check-in e check-out, ajudando a gerenciar o tempo de trabalho de forma mais eficiente e garantindo que todas as atividades sejam realizadas conforme o planejamento.
Criar cercas digitais para alertas de entrada/saída de áreas designadas
Configure cercas digitais que emitem alertas automáticos quando os membros da equipe entram ou saem de áreas específicas. Essa funcionalidade é fundamental para garantir que a equipe esteja nas localizações corretas, evitando deslocamentos desnecessários.
Acessar rotas atualizadas com base nas condições de tráfego
O Geosite Equipes de Campo oferece rotas otimizadas em tempo real, ajustadas conforme as condições de tráfego. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz os custos com combustível e melhora a eficiência das operações de campo.
Interface web e aplicativo móvel intuitivos
A gestão da sua equipe externa é simplificada por meio de uma interface web intuitiva e um aplicativo móvel fácil de usar. Essas ferramentas permitem acesso rápido e eficiente a todas as funcionalidades do software, tanto no escritório quanto em campo.
Conheça mais sobre o Geosite Equipes de Campo
Quer transformar a gestão da sua equipe externa? Conheça mais sobre o Geosite Equipes de Campo e descubra como ele pode elevar a eficiência e produtividade da sua operação.
Em resumo
Qual o tipo de software usado para trabalhar em grupo?
O tipo de software usado para trabalhar em grupo é o software para colaboração. Exemplos incluem plataformas de comunicação como Slack e Microsoft Teams, ferramentas de gestão de projetos como Trello e Asana, e serviços de armazenamento e compartilhamento de arquivos como Google Drive e Dropbox.
