O que você faz quando a quantidade de clientes aumenta, e os recursos se tornam escassos para executar todas as demandas? Uma maneira muito simples de resolver esse problema é com a alocação de equipes externas de acordo com o conhecimento prévio de cada um para gerar aumento de produtividade.
No contexto empresarial, nada é mais produtivo do que ter as pessoas certas trabalhando nas funções mais adequadas ao seu perfil. Quando um funcionário tem a chance de desenvolver atividades que gosta e que estão dentro de seu conjunto de habilidades, tudo flui de maneira natural. Automaticamente, o desempenho melhora e os resultados aparecem.
Por outro lado, quando um profissional não está atuando no lugar correto, surgem diversos problemas, como falta de motivação, queda de produtividade, estagnação, atrasos e sobrecarga. Para solucionar essas questões é imprescindível utilizar a alocação de colaboradores de forma estratégica.
O custo mais significativo de uma empresa de serviços é o custo de mão de obra. A necessidade de ter diversos colaboradores, que possam agir em diferentes momentos, causa um trabalho enorme de recrutamento. Para não comprometer os recursos disponíveis, é preciso saber como alocá-los.
Alocar a sua equipe de uma maneira organizada e eficiente possibilita a redução de custos, potencializa as habilidades de cada um, aumenta a produtividade da empresa e garante que as entregas sejam realizadas dentro do prazo estabelecido — quesito essencial para deixar o cliente satisfeito.
5 vantagens de fazer alocação correta de equipes de campo
1. Redução de custos
Quando a equipe está alocada, é possível visualizar melhor a necessidade de fazer novas contratações. Sendo assim, em vez de ficar fazendo novos processos seletivos um atrás do outro, é mais prático planejar e executar a contratação de pessoal para completar apenas uma ausência específica.
2. Melhor aproveitamento dos talentos
Cada colaborador é único como pessoa e como profissional. Consequentemente, possui talentos singulares que podem ser identificados a partir de uma boa observação.
No dia a dia de uma empresa, é normal que diversas habilidades e paixões dos funcionários passem despercebidas. Contudo, é dever do gestor ficar atento àquilo que cada funcionário desempenha com excelência.
Em muitos casos, a equipe não é bem aproveitada. Isso porque existe um rodízio de equipes sem nenhum planejamento. Equipes especializadas produzem mais. Então o ideal é identificar quais colaboradores possuem mais habilidades em determinado atendimento e criar equipes que “sempre” atendam os mesmos chamados.
Todas as vezes que você muda um colaborador de função isso exige um novo treinamento, por isso quanto mais focada em uma determinada tarefa, maior é a chance de sua equipe externa ser mais produtiva.
3. Otimização do tempo de adaptação da equipe
De acordo com as especificidades de cada atendimento, o tempo de aprendizagem do responsável pela tarefa pode ser longo. O fato de alocar as pessoas que já fazem parte da mesma equipe reduz esse tempo, pois os profissionais já estão familiarizados com o tipo de ação a ser efetuada.
4. Aprenda com os problemas
Quando um colaborador começa a cometer uma série de erros ou atrasar as entregas das tarefas, normalmente é sinal de que existe um problema mais profundo. Em alguns casos, o funcionário pode estar sobrecarregado; em outros, pode estar desmotivado na sua atividade.
Erros são parte natural do processo de alocação de colaboradores. O que não pode acontecer é fechar os olhos e fingir que nada aconteceu. Uma conversa pode ser de grande ajuda.
A partir da identificação das causas dos imprevistos, o responsável pela gestão das equipes pode redistribuir tarefas, realocando os responsáveis pelos trabalhos sempre que necessário. O foco não deve ser buscar culpados, mas sim implementar melhorias, como a criação de equipes especializadas em cada tipo de tarefa.
5. Monitore para alcançar o aumento de produtividade
Só é possível melhorar aquilo que você conhece e acompanha. Por isso, uma das práticas fundamentais para uma alocação de colaboradores eficiente é o monitoramento constante das informações sobre o andamento das tarefas. Quando o gestor tem uma visão clara da evolução das atividades, fica muito mais fácil identificar problemas e solucioná-los.
Por fim, a dica de ouro é: CONHEÇA A SUA EQUIPE!
Quando você conhece seus colaboradores sabe em qual tipo de tarefa cada um se destaca mais. Com isso é possível criar equipes especializadas e focadas. Sem a dispersão de tarefas ou mesmo o rodízio de equipes é mais fácil obter um aumento de produtividade.
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